Waarom een technische groothandel 600 euro korting pakt op een MOQ van 500 stuks en daar 1.225 euro op verliest

De factuur laat 600 euro korting zien

De inkoper van een technische groothandel krijgt een offerte voor een RVS-koppeling. Bij 100 stuks kost het artikel 9,20 euro. Bij 500 stuks, de minimale bestelhoeveelheid voor de staffelprijs (op een offerte uit Azië staat er MOQ, minimum order quantity), kost het 8,00 euro. Het bedrijf verkoopt er 80 per jaar, al vier jaar op rij. De inkoper bestelt 500. Op de factuur staat 4.000 euro in plaats van 4.600 euro. In het inkoopoverleg heet dat 600 euro besparing, 13 procent op de inkoopprijs.

De koppeling ligt daarna 6,25 jaar in het magazijn. De korting staat op één factuur, de kosten van die voorraad staan verspreid over zes jaarrekeningen, op regels als rente, huur, verzekering en afboeking. Zo komen de twee getallen elkaar nooit tegen.

Een staffelkorting is een eenmalig bedrag op één factuur. De voorraadkosten van de meerhoeveelheid lopen elk jaar door zolang die meerhoeveelheid ligt, en op een bepaald moment halen ze het eenmalige bedrag in. Hieronder staat waar dat moment ligt.

Wij zien dit bij groothandels met een breed assortiment, bij importeurs van eigen merk bij Aziatische fabrikanten, bij handelaren in halffabricaten die per lengte of charge moeten afnemen, en bij bedrijven waar de inkoper op inkoopprijsverschil wordt beoordeeld. De inkoper doet wat hem is gevraagd, een lagere prijs halen. Over de ligtijd van 6,25 jaar zegt zijn opdracht niets.

Waarom de korting wint van de kosten in het hoofd van de inkoper

Harris (1913), herdrukt in Operations Research in 1990 (peer reviewed), schreef al dat de rente op het kapitaal dat vastzit in materiaal, loon en overhead een bovengrens stelt aan de hoeveelheid die je in één keer winstgevend kunt maken of kopen. Zijn formule voor de optimale bestelhoeveelheid heet in Nederland de formule van Camp; Nevi (vakbron) noemt haar een klassieke wiskundige berekening van de optimale bestelhoeveelheid. Internationaal heet dezelfde formule EOQ, economic order quantity. De formule weegt bestelkosten tegen voorraadkosten. Een staffelkorting zet die afweging opzij, omdat de prijs zelf verandert met de hoeveelheid.

Waarom weegt een inkoper de korting dan zwaarder dan de kosten? Thaler (1999) (peer reviewed) laat zien dat mensen en huishoudens uitgaven in aparte mentale rekeningen stoppen, wat het economische beginsel schendt dat een euro overal dezelfde euro is. Thaler beschrijft huishoudens. Wij zien hetzelfde mechanisme in inkoopafdelingen: de korting valt in de rekening "inkoopresultaat", de rente valt in de rekening "financiële lasten", de huur in "huisvesting" en de afboeking pas jaren later in "voorraadmutaties". Die vier rekeningen worden nergens bij elkaar opgeteld.

De leverancier heeft een eigen reden voor de kwantumkorting, in het Engels quantity discount. Munson en Jackson (2015), een overzichtsstudie in de reeks Foundations and Trends in Technology, Information and Operations Management, stellen vast dat verkopers al honderden jaren korting geven op grote orders, en dat de vraag voor de koper is hoeveel hij bestelt als de leverancier een staffel voorlegt. Munson en Rosenblatt (1998) (peer reviewed) onderzochten bij 39 bedrijven waarom leveranciers kwantumkortingen aanbieden, hoe de staffels eruitzien, wat ze doen met centraal inkopen en het aantal leveranciers, en hoe ze zich verhouden tot just-in-time leveren. De staffel is een instrument van de verkoper: wij zien dat hij er voorraad, en de kosten daarvan, mee verschuift van zijn magazijn naar het jouwe.

Het rekenvoorbeeld, van factuur tot jaarrekening

De groothandel in dit rekenvoorbeeld doet 9 miljoen euro omzet, heeft 11.000 artikelen in het magazijn en 1,8 miljoen euro voorraad. De RVS-koppeling is één van die artikelen. Alle bedragen hieronder zijn modelgetallen; het patroon komt uit ons klantwerk, de cijfers zijn gekozen om het mechanisme te laten zien.

Eerst de voorraadkosten als percentage van de inkoopwaarde per jaar, in het Engels de carrying cost. Wij bouwen dat percentage per artikelgroep op uit vier delen, omdat een gemiddelde over het hele magazijn de langzaamlopers verbergt.

Berling (2008) (peer reviewed) beschrijft dat voorraadkosten traditioneel als een vast percentage van de productwaarde worden genomen, omdat de kapitaalkosten het grootste deel zouden vormen, en laat met een activity-based benadering zien dat de traditionele aanpak in sommige situaties tot meer dan 15 procent hogere kosten leidt. Gurtu (2021) (peer reviewed) komt tot dezelfde conclusie voor bedrijven met een breed assortiment: bereken de voorraadkosten per artikel in plaats van met een gemiddeld percentage; in zijn studie leverde dat een besparing van ongeveer 3 procent op de voorraadkosten op. Het percentage van 20 in dit voorbeeld geldt dus voor deze artikelgroep: klein, licht, metaal, geen bederf. Voor een groep grote kunststof onderdelen die veel palletplaatsen vragen komt het hoger uit.

Dan de twee inkoopvarianten, gerekend per jaar. Bestelkosten, het inboeken en afhandelen van een order, staan op 25 euro per order. De gemiddelde voorraad is de helft van de bestelde hoeveelheid, omdat de partij gelijkmatig slinkt van vol naar leeg.

De variant met de korting kost 196 euro per jaar meer. De order van 500 stuks dekt 6,25 jaar afzet, dus over de looptijd van die ene order is het verschil 6,25 × 196 = 1.225 euro. De 600 euro korting zit daar al in: 96 euro per jaar aan lagere inkoopprijs, 6,25 jaar lang. Het bedrag op de factuur klopt. Alleen staat er 1.225 euro aan kosten tegenover die nooit op een factuur van deze leverancier komen.

De formule van Camp geeft voor dit artikel een optimale bestelhoeveelheid van 47 stuks bij 9,20 euro (wortel uit 2 × 80 × 25 gedeeld door 1,84) en 50 stuks bij 8,00 euro. De verpakkingseenheid van 100 zit daar al boven en de staffel van 500 zit er een factor tien boven.

Wat er gebeurt als het artikel na drie jaar uit het assortiment gaat

De 6 procent voor veroudering in de tabel is een verwachting: gemiddeld over honderden artikelen valt een deel weg. Voor één artikel gebeurt het of het gebeurt niet. Stel dat de klant na drie jaar op een andere koppeling overgaat. Er zijn dan 240 stuks verkocht en er liggen er nog 260, tegen 8,00 euro is dat 2.080 euro inkoopwaarde. In dit rekenvoorbeeld brengt de restpartij bij een opkoper 25 procent van de inkoopwaarde op: 520 euro terug en 1.560 euro afgeboekt, tegenover 600 euro korting.

Van Jaarsveld en Dekker (2011) (peer reviewed) laten in een studie naar service-onderdelen zien dat het risico van veroudering uit de vraaggegevens zelf te schatten is, zonder oordeel van een expert, en dat dit de voorraadbeslissing verbetert. Voor handelsvoorraad is de vertaling simpel: een artikel dat vier jaar stabiel 80 stuks per jaar deed, geeft alleen zekerheid over die vier jaar. Hoe langer de order dekt, hoe groter de kans dat de vraag eerder stopt dan de voorraad.

Hoe je per inkooporder in één minuut berekent of de MOQ-korting loont

De zuivere methode is de tabel hierboven: totale jaarkosten per variant, met inkoopwaarde, bestelkosten, voorraadkosten en het risico op afboeking, en dan de laagste kiezen. Dat is het antwoord op de vraag die Munson en Jackson (2015) voor de koper centraal stellen: hoeveel bestel je bij een staffel. Voor een inkoper met veertig orders per dag is die tabel te veel werk, en daarom staat hieronder een variant in twee regels.

Regel één: deel de korting in procenten door de voorraadkosten in procenten per jaar. De uitkomst is het aantal jaren dat de extra voorraad gemiddeld langer mag liggen. In het voorbeeld: 13 gedeeld door 20 is 0,65 jaar, ongeveer acht maanden.

Regel twee: bereken hoeveel langer de extra voorraad werkelijk ligt. Dat is de meerhoeveelheid gedeeld door twee, gedeeld door de jaarafzet. In het voorbeeld: (500 min 100) gedeeld door 2, gedeeld door 80, is 2,5 jaar.

Is de uitkomst van regel twee groter dan die van regel één, dan kost de korting geld. Hier is 2,5 jaar bijna vier keer de grens van 0,65 jaar. In euro's: 400 extra stuks gedeeld door twee, maal 8,00 euro, maal 20 procent, is 320 euro voorraadkosten per jaar tegenover 96 euro korting per jaar. De precieze som uit de tabel geeft 308 euro extra voorraadkosten, omdat de kleine variant tegen 9,20 euro wordt gewaardeerd en de bestelkosten meetellen. Voor de beslissing maakt het niets uit.

De regel werkt op de achterkant van de offerte. Hij werkt ook als kolom in het inkoopsysteem: korting in procenten, voorraadkostenpercentage van de artikelgroep, jaarafzet uit de verkoophistorie, meerhoeveelheid uit de staffel. De uitkomst is een getal in jaren per orderregel, en een orderregel met meer dan een jaar extra ligtijd gaat langs de inkoopmanager.

Wanneer de staffel wel loont

Bij dezelfde koppeling, dezelfde prijzen en hetzelfde percentage wint de order van 500 stuks zodra de afzet boven ongeveer 220 stuks per jaar ligt. Dan is de partij binnen 2,3 jaar weg en dekt de korting van 1,40 euro per stuk (1,20 euro prijs plus 0,20 euro bestelkosten) de 308 euro extra voorraadkosten. De grens verschuift met het percentage.

Het percentage van 12 hoort bij een bedrijf dat de ruimte toch al heeft en zonder bankkrediet werkt: het kapitaaldeel daalt dan naar wat het geld elders had opgeleverd, en van de ruimtekosten blijft alleen het tellen en verplaatsen over. Dat sluit aan bij de activity-based benadering van Berling (2008), die de werkelijke kosten van de activiteit neemt. Zelfs dan is 80 stuks per jaar ver onder de grens van 132.

Er zijn vier situaties waarin de som anders uitvalt dan hierboven. Een aangekondigde prijsverhoging: Europese staalproducenten hebben volgens SMM (2026) (vakmedium) voor eind 2026 verhogingen op warmgewalst staal aangekondigd, en dan telt het deel van de verhoging dat je ontloopt als extra korting op de stuks die je anders na de verhoging had gekocht. Bij zeevracht van negen weken heeft een grotere partij daarnaast een waarde als veiligheidsvoorraad die in de tabel niet zit. Heeft een klant de afname contractueel vastgelegd, dan is de jaarafzet geen schatting meer. En bij grondstof voor eigen bewerking die per charge wordt ingekocht, is de verpakkingseenheid de MOQ en valt er weinig te kiezen. In alle vier de gevallen blijft de rekenregel dezelfde; alleen de korting of de jaarafzet in de regel verandert.

Wat het magazijn als geheel laat zien

Het bedrijf in dit voorbeeld rapporteert 95 voorraaddagen. Dat is het gemiddelde over 1,8 miljoen euro en 11.000 artikelen, en het gemiddelde ziet er gezond uit. Een sortering per artikel op voorraad gedeeld door jaarafzet laat iets anders zien: 2.400 artikelen hebben meer dan twee jaar dekking, samen 540.000 euro. Het deel daarvan boven twaalf maanden afzet, het overschot dat er zonder staffels en minimale afnames niet had gelegen, is in dit rekenvoorbeeld 420.000 euro. Tegen 20 procent kost dat overschot 84.000 euro in het eerste jaar, en het slinkt daarna traag, omdat het per definitie om langzaamlopers gaat.

De staffelkortingen die dat overschot hebben opgeleverd, bedragen in dit voorbeeld 70.000 euro, eenmalig, verspreid over de inkoopfacturen van de afgelopen jaren. Zo kan het dat de inkoper al drie jaar een beter inkoopresultaat laat zien en de rekening-courant elk jaar voller staat. Hoe die voorraaddagen doorwerken in de kasconversiecyclus staat in ons artikel over voorfinanciering bij import. Wat er met het overschot gebeurt als het blijft liggen, staat in het artikel over dead stock.

Reken dit een niveau lager dan je gewend bent: per artikel, per inkooporder. Het magazijngemiddelde middelt precies de orders weg waar het om gaat, omdat honderd snelle artikelen met 30 dagen voorraad de twintig trage met zes jaar voorraad in de statistiek onzichtbaar maken. Begin bij de A-artikelen in inkoopwaarde; daar zit het bedrag, zoals ons stuk over het Pareto-principe als risicometer uitwerkt.

Hoe je de minimale bestelhoeveelheid en de staffel wel in je voordeel gebruikt

Zes maatregelen, met per maatregel het getal uit het voorbeeld of de bron waar hij op rust.

Zet de tweeregelige rekenregel als verplichte kolom in het inkoopsysteem en laat elke orderregel met meer dan een jaar extra ligtijd langs de inkoopmanager gaan. In het voorbeeld was dat 2,5 jaar tegen een grens van 0,65.

De beoordeling van de inkoper gaat over inkoopprijs plus voorraadkosten van zijn orders, met het percentage van de artikelgroep. Dit is onze ervaring: zolang de inkoper alleen op inkoopprijsverschil wordt beoordeeld, kiest hij de staffel, en terecht vanuit zijn opdracht.

Onderhandel over de hoeveelheid, met de staffelprijs als uitgangspunt. Een raamcontract van 500 stuks per jaar in deelleveringen van 100 geeft vaak dezelfde staffelprijs zonder de voorraad; wij zien dat leveranciers die zelf voorraad houden daar meestal in meegaan, omdat hun belang bij de staffel de zekerheid van de afname is. Munson en Rosenblatt (1998) onderzochten het effect van staffels op centrale inkoop en op het aantal leveranciers. Een gedeelde order met een collega-groothandel of via een inkoopcombinatie werkt op dezelfde manier.

Het voorraadkostenpercentage per artikelgroep bouw je op uit de vier delen in de eerste tabel, in lijn met Berling (2008) en Gurtu (2021), en je herziet het als de rente beweegt. De 12-maands Euribor stond op 24 september 2026 op 3,3 procent; elk procentpunt rente is op 1,8 miljoen euro voorraad 18.000 euro per jaar.

Meet elk kwartaal het overschot: per artikel de voorraad boven twaalf maanden afzet, opgeteld in euro's. In het voorbeeld 420.000 euro. Dat getal hoort naast het inkoopresultaat in dezelfde rapportage, zodat de mentale rekeningen van Thaler (1999) elkaar een keer per kwartaal tegenkomen.

Bij een aangekondigde prijsverhoging: reken de verhoging als extra korting in regel één. Een verhoging van 8 procent bij een korting van 13 procent maakt ongeveer 21 procent, en 21 gedeeld door 20 is 1,05 jaar extra ligtijd. Dat is nog steeds minder dan de 2,5 jaar van de order van 500.

Wij rekenen dit soort sommen voor klanten door, dus wij hebben er belang bij dat je ze serieus neemt. Voor de rekenregel zelf heb je ons niet nodig.

Veelgestelde vragen over MOQ en staffelkorting

Loont het om meer in te kopen voor een staffelkorting als ik die voorraad jaren niet verkoop?

Zelden. Deel de korting in procenten door je voorraadkosten in procenten per jaar; dat is het aantal jaren dat de extra voorraad gemiddeld langer mag liggen. Bij 13 procent korting en 20 procent voorraadkosten is dat 0,65 jaar. Ligt de extra voorraad gemiddeld langer, dan kost de korting geld.

Hoe bereken ik of een minimale bestelhoeveelheid (MOQ) van mijn leverancier geld kost of oplevert?

Vergelijk de totale jaarkosten van twee varianten: inkoop, bestelkosten, voorraadkosten over de gemiddelde voorraad en het risico op afboeking als de vraag eerder stopt. In het voorbeeld hierboven kost 100 stuks per order 848 euro per jaar en 500 stuks per order 1.044 euro per jaar, ondanks 600 euro korting op de factuur.

Hoeveel procent van de inkoopwaarde kost voorraad per jaar?

Dat hangt af van het artikel en het bedrijf. Bouw het op uit kapitaal, ruimte en handling, verzekering en derving, en veroudering. In het voorbeeld komt dat op 20 procent voor kleine metalen onderdelen. Berling (2008) vindt dat de traditionele aanpak met één vast percentage in sommige situaties tot meer dan 15 procent hogere kosten leidt, en Gurtu (2021) adviseert bedrijven met een breed assortiment om per artikel te rekenen.

Wat is de formule van Camp (EOQ) en werkt die nog als mijn leverancier een MOQ oplegt?

De formule van Camp, internationaal EOQ en oorspronkelijk van Harris (1913), berekent de bestelhoeveelheid waarbij bestelkosten en voorraadkosten samen het laagst zijn: wortel uit twee maal jaarafzet maal bestelkosten, gedeeld door de voorraadkosten per stuk per jaar. Bij een MOQ of staffel verandert de prijs met de hoeveelheid, en dan vergelijk je de totale jaarkosten per staffeltrede, zoals in de tabel in dit artikel.

Hoe lang mag voorraad van één artikel liggen voordat een inkoopkorting verdampt?

De extra ligtijd die de korting draagt is de korting in procenten gedeeld door de voorraadkosten in procenten per jaar. Bij 10 procent korting en 20 procent voorraadkosten is dat een half jaar extra gemiddelde ligtijd. De totale ligtijd van de partij mag dus ongeveer een jaar langer zijn dan bij de kleine order, omdat de gemiddelde voorraad de helft van de partij is.

Hoe onderhandel ik een lagere MOQ of een staffel zonder de korting te verliezen?

Vraag de staffelprijs op basis van de jaarafname in deelleveringen, met een raamcontract als zekerheid voor de leverancier. Wij zien dat leveranciers die zelf voorraad houden daar vaak in meegaan. Een gedeelde order met een collega of een inkoopcombinatie is het alternatief als de leverancier vasthoudt aan de partijgrootte.

Waarom daalt mijn cashpositie terwijl mijn inkoper zegt dat hij goedkoper inkoopt?

Omdat de korting eenmalig op de factuur staat en de meerhoeveelheid jaren in het magazijn ligt. In het voorbeeld levert 70.000 euro aan staffelkortingen een overschot van 420.000 euro op, dat 84.000 euro per jaar kost en in de rekening-courant staat. Het inkoopresultaat en de voorraadkosten staan in verschillende rapportages, en daarom valt het verschil pas op bij de bespreking van de rekening-courant.

Meer lezen: Waarom een technische groothandel elk jaar 98.000 euro betaalt voor 396.000 euro voorraad die twaalf maanden niet beweegt, Waarom een importerende groothandel met 9 miljoen omzet bijna 3 miljoen euro voorfinanciert en met winst toch rood staat, Waarom een importerende groothandel 39 procent marge ziet op een artikel dat na vracht, invoerrecht en valuta 25 procent oplevert en Wat de renteverhoging van de ECB een technische groothandel kost die zijn klanten 52 dagen laat betalen.

← Terug naar kennisbank